Was muss ich denn alles für meinen Besuch am MLZ vorbereiten?

Bevor Sie das erste Mal ein Experiment am FRM II durchführen, bitten wir Sie, die folgenden Punkte auf dieser Seite genau durchzulesen. Sollten Sie irgendwelche Fragen haben, kontaktieren Sie uns!

Bitte beachten Sie:

• Sollte Ihr Experiment an einem Sonnabend oder Sonntag starten, planen Sie ein, dass Sie die nötigen Formalitäten (Aushändigung Zugangsausweis, Check in Strahlenschutz, evt. Registrierung von Proben) bereits am Freitag erledigen. Die aktuellen Öffungszeiten des Strahlenschutzes finden Sie unten. Ist Ihnen dies nicht möglich, besprechen Sie mit Ihrem Betreuer vor Ort die Vorgehensweise!

Eine Email listet Ihnen die Daten für Ihr Experiment, den Namen Ihres Betreuenden vor Ort und weitere Informationen für den Aufenthalt am MLZ auf. Diese Email wird an alle Mitglieder des Experimental Teams versandt – bitte daran denken, hier alle nötigen Personen einzutragen!
Sollte einer der Teilnehmerinnen oder Teilnehmer einen persönlichen Einladungsbrief (beispielsweise für die Beantragung eines Visums) benötigen: Um diesen kann ganz einfach in der Besuchsanmeldung in GhOST gebeten werden.

Die Strahlenschutzverordnung schreibt die Bilanzierung von Proben vor. Dafür haben wir ein Online Tool, den FRM II Sample Tracker, eingerichtet. Zukünftig muss jede Probe, die bei einem Experiment am MLZ eingesetzt werden soll, spätestens sieben Tage vor Start des Experiments in diesem Tool eingetragen worden sein.

Als Hauptproposer sind Sie verantwortlich für die korrekte Eintragung Ihrer Proben. Diese ist möglich, sobald Ihr Experiment am Instrument geplant wurde und Sie Ihre Einladungs-Email erhalten haben. Den Zugang zum FRM II Sample Tracker finden Sie in dieser Einladungsmail und direkt in Ihrer Proposalliste im digitalen User Office System – klicken Sie je Proposal auf „Manage Samples“ und die zum Proposal gehörige Seite des Tools öffnet sich. Möchten Sie, dass jemand anders aus Ihrem Experimentteam die geforderten Einträge vornimmt, senden Sie dieser Person bitte die Einladungsmail weiter.

Hier erreichen Sie den FRM II Sample Tracker direkt. Bitte verwenden Sie für den Login Ihren Usernamen und Ihr Passwort aus dem User Office System.

Die von Ihnen im Proposalformular eingetragene chemische Formel wird in den Sample Tracker übernommen – möglicherweise müssen Sie jedoch die Notation noch korrigieren.

Beim ersten Aufruf zeigt Ihnen eine kleine Tour, was Sie wo und in welcher Notation eintragen müssen. Bitte füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und vergessen Sie keine Ihrer Proben. Das Programm gibt Ihnen sofort die Information aus, ob und welche Ihrer Proben beim Strahlenschutz persönlich registriert werden müssen. Dafür kann es unterschiedliche Gründe geben: Die Probe wird durch das Experiment über einen Grenzwert hinaus aktiviert, sie ist bereits radioaktiv oder es handelt sich generell um spaltbares Material.

Die Informationen werden in unser System eingespeist und jeder Teilnehmer am Experiment vor Ort erhält die ausgedruckten Unterlagen in seiner Blauen Mappe, die bei Betreten des Geländes ausgehändigt wird. Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen alle Teilnehmer mit diesen Unterlagen versorgt werden – selbstverständlich wird jede Probe (sofern nötig) nur einmal registriert.

Müssen Proben registriert werden, erfolgt dies bei Ihrer gewohnten persönlichen Einbuchung im Strahlenschutzbüro. Jede registrierungspflichtige Probe wird mit einem Aufkleber mit QR-Code versehen. Diese Proben dürfen im Verlauf Ihres Experiments nur entweder am Probenort des Instruments oder im dazugehörigen Tresor aufbewahrt werden. Hierum kümmert sich Ihr Local Contact.

Ist Ihr Experiment beendet und verlassen Sie das MLZ wieder, buchen Sie sich wie gewohnt persönlich beim Strahlenschutz aus. Vergessen Sie nicht, dass alle Ihre Proben freigemessen werden müssen! In diesem Zuge werden auch die registrierungspflichtigen Proben ausgebucht. Bitte beachten Sie hier jeweils die individuellen Hinweise unseres Strahlenschutzteams.

Außerhalb der Dienstzeiten des Strahlenschutzbüros ist der Schichtleiter zuständig, dessen Piepsernummer Sie an der Bürotür angeschlagen finden.

Wichtig:

• Da ein Experiment ohne die vorherige Eintragung der Proben im FRM II Sample Tracker zukünftig nicht mehr möglich sein wird, erinnert unser System Sie als Hauptproposer zukünftig 14 und noch einmal 7 Tage vor Start Ihres Experiments per Email an die erforderlichen Einträge, sofern noch keine vorliegen.
• Bitte beachten Sie: Der Strahlenschutz benötigt eine Vorlaufzeit von sieben Tagen – bitte tragen Sie bis zu diesem Termin dringend Ihre Proben ein. Andernfalls können Sie möglicherweise nicht alle von Ihnen geplanten Proben messen.

Kontakt:

Technische Universität München
FRM II Ausweisbüro
Lichtenbergstr. 1
85747 Garching
Tel.: ++49 (0)89 289 14731
Email: ausweisbuero@frm2.tum.de

Sie benötigen einen gültigen Personalausweis oder Reisepass um Zugang zum Gelände des FRM II zu erhalten. Führerscheine oder ähnliche Dokumente genügen dafür leider nicht.

Bitte beachten Sie, dass diese Regelungen sich kurzfristig und ohne Ankündigung ändern können!

Ab sofort überprüft unser User Office System bei jeder Besuchsanmeldung, ob die betreffende Person bereits in unserem Unterweisungssystem „UWEB“ registriert ist. Ist dies nicht der Fall, wird automatisch über Nacht ein Account dort angelegt und eine Email mit den Login-Informationen sowie eine weitere mit der Aufforderung zur Durchführung einer bereitstehenden Unterweisung versandt. Fortan versendet das System jährliche Erinnerungsemails an Sie, damit Sie Ihre Sicherheitsunterweisung fristgerecht wiederholen können. Legen Sie keinen Wert mehr darauf, weil Sie beispielsweise Ihr Forschungsfeld gewechselt haben, informieren Sie uns im User Office einfach per Email – wie kümmern uns darum.

Statt eines Films arbeiten Sie nun in UWEB Folien durch und beantworten abschließend Multiple Choice Fragen. Sie können diese Unterweisung auch pausieren, wenn Ihnen etwas dazwischen kommt und den Rest zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten.

Bitte beachten Sie, dass Sie innerhalb des Tests dreimal falsch antworten dürfen (Sie springen dann nur jeweils auf bestimmte Folien zurück, die Ihnen das gefragte Thema erneut erläutern) – danach müssen Sie die komplette Unterweisung neu starten.

Am Ende der Unterweisung wird Ihnen der Ausdruck eines Zertifikats angeboten. Dieser Ausdruck wird nicht für den Zugang zum FRM II benötigt.

Ein paar Punkte gilt es nun zu beachten:

• Die Unterweisung muss vorab durchgeführt worden sein, da ohne gültige Unterweisung kein Zugang zum FRM II gestattet werden kann. Bitte beachten Sie deshalb auch dringend unsere Vorlaufzeiten für die Organisation von Besuchen: Ihre Anmeldung über das User Office System muss spätestens drei Wochen vor Besuchsbeginn erfolgt sein!
• Desweiteren bitten wir Sie, bei Ihrer Besuchsanmeldung die gewünschte Sprache für die Unterweisung anzukreuzen. Sollten Sie sich vertan haben und eine Änderung wünschen, kontaktieren Sie bitte uns im User Office. Aus technischen Gründen ist dieses Auswahlfeld bei jeder Besuchsanmeldung vorhanden – haben Sie keine Sorge, Ihre Eingabe ist nur bei der ersten Anmeldung für unser Unterweisungssystem relevant!

Kontakt:

Technische Universität München
FRM II Strahlenschutz
Lichtenbergstr. 1
85747 Garching
Tel.: ++49 (0)89 289 14955
Fax: ++49 (0)89 289 14405
Email: strahlenschutz@frm2.tum.de
Öffnungszeiten: Mo-Do 08:00-16:00, Fr 08:00-13:00

Während Ihres Aufenthaltes bei uns ist die Strahlenschutzüberwachung aller am Experiment teilnehmenden Personen durch den FRM II Strahlenschutz behördlich vorgeschrieben. Dieser muss deshalb über Ihre bisherige Strahlendosis informiert werden und überwacht Sie dann hier vor Ort.

Für den reibungslosen Ablauf Ihres Besuchs bei uns müssen Sie sich zuvor um die folgenen Punkte kümmern:

• Ein gültiger Strahlenpass ist nötig. Dabei müssen Sie für Experimente sowohl in der Neutronenleiterhalle als auch in der Experimentierhalle in die Kategorie B (max. 6 mSv/a) eingeordnet sein.
• Bitte achten Sie darauf, dass der letzte Entrag in Ihrem Strahlenpass nicht älter als drei Monate ist.
• Bitte bringen Sie Ihr eigenes amtliches Dosimeter, das sowohl Gamma- als auch Neutronenstrahlung erfassen kann, mit.
• Ihre Heimatinstitution benötigt eine Genehmigung nach §25 StrlSchG und einen Abgrenzungsvertrag mit der Technischen Universität München.

Bitte beachten Sie im Vorfeld:

• Kümmern Sie sich frühzeitig um die Erledigung dieser Punkte, da dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
• Sollten Sie zu einzelnen Punkten Fragen haben, setzen Sie sich mit dem Strahlenschutzbeauftragten Ihrer Heimatinstitution in Verbindung. Er kann Ihnen sicher weiterhelfen.

Bitte denken Sie daran, dass Sie Ihr Dosimeter sowohl in der Experimentier- als auch in der Neutronenleiterhalle ständig tragen müssen. Detaillierte Informationen zum Strahlenschutz erfahren Sie in der Sicherheitsunterweisung (s.o. “UWEB”), die Sie online durchführen müssen, bevor Sie zu uns kommen.

Hinweis für Gastwissenschaftlerinnen und -wissenschaftler, die mit dem Flugzeug anreisen:

Sollten Sie befürchten, dass Ihr Dosimeter durch den Flug eine Strahlenexposition anzeigt, so erwägen Sie, sich zwei Dosimeter ausstellen zu lassen und eines von beiden nicht im Kontrollbereich zu tragen. So können Sie aus der Differenz der Dosen die tatsächlich erhaltene Dosis ermitteln.

Bitte beachten Sie, dass diese Regelungen sich kurzfristig und ohne Ankündigung ändern können!

Kontakt:

Technische Universität München
FRM II Strahlenschutz
Lichtenbergstr. 1
85747 Garching
Tel.: ++49 (0)89 289 14955
Fax: ++49 (0)89 289 14405
Email: strahlenschutz@frm2.tum.de
Öffnungszeiten: Mo-Do 08:00-16:00, Fr 08:00-13:00

Während Ihres Aufenthaltes bei uns ist die Strahlenschutzüberwachung aller am Experiment teilnehmenden Personen durch den FRM II Strahlenschutz behördlich vorgeschrieben. Dieser muss deshalb über Ihre bisherige Strahlendosis informiert werden und überwacht Sie dann hier vor Ort.

Sofern in Ihrem Heimatland ein Strahlenpass verwendet wird, bringen Sie diesen bitte mit. Ist dies nicht der Fall, laden Sie sich unser Formular für den Zugang zu Kontrollbereichen herunter und füllen Sie es sorgfältig aus. Bitte faxen/ mailen Sie es spätestens 5 Werktage vor Besuchsstart an den FRM II.

Tragen Sie zunächst Ihre persönlichen Daten ein und vergessen Sie auch nicht die Daten Ihres Besuchs! Danach müssen Sie entscheiden:

• Sind Sie beruflich nicht strahlenexponiert, haben Sie also während der letzten 12 Monate nicht in einem Kontrollbereich gearbeitet?
  Dann machen Sie hier Ihr Kreuz, lassen das Formular von Ihrem Strahlenschutzbeauftragten, Ihrer Instituts- oder Geschäftsleitung unterschreiben und abstempeln, denn sonst ist ein Zutritt leider nicht möglich!
• Sie sind beruflich strahlenexponiert, haben also während der letzten 12 Monate in Kontrollbereichen gearbeitet?
  Dann machen Sie hier Ihr Kreuz und geben die geforderten Werte vollständig an bzw. lassen diese von der zuständigen Person an Ihrem Heimatinstitution eintragen. Beachten Sie: Der letzte Dosiseintrag darf nicht älter als drei Monate sein!
  Abschließend benötigen auch Sie die Unterschrift und den Stempel Ihres Strahlenschutzbeauftragten, Ihrer Instituts- oder Geschäftsleitung, da sonst kein Zutritt gewährt werden kann.

Sie werden vom Strahlenschutz des FRM II sowohl mit einem amtlichen als auch einem selbstablesbaren elektronischen Dosimeter ausgestattet. Nach Auswertung des amtlichen Dosimeters erhält Ihre Heimatinstitution eine Dosismitteilung, diese ist dort zu archivieren.

Bitte denken Sie daran, dass Sie Ihr Dosimeter sowohl in der Experimentier- als auch in der Neutronenleiterhalle ständig tragen müssen. Detaillierte Informationen zum Strahlenschutz erfahren Sie in der Sicherheitsunterweisung (s.o. “UWEB”), die Sie online durchführen müssen, bevor Sie zu uns kommen.

Sollten Sie Fragen haben, unterstützt unser Strahlenschutz Sie gerne. Kontaktieren Sie ihn einfach!

Bitte beachten Sie, dass diese Regelungen sich kurzfristig und ohne Ankündigung ändern können!

Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einem Experiment, das an MLZ-Instrumenten durchgeführt wird, müssen sich frühzeitig (= drei Wochen vor Besuchsstart) im User Office online System GhOST für ihren Besuch anmelden. Man benötigt dafür einen persönlichen Account und nutzt dann das Modul “Visits”.

Innerhalb des Formulars gibt es die Möglichkeit, um die Buchung eines Hotelzimmers zu bitten.

Wenn Ihnen finanzielle Förderung zugesagt wird (das sehen Sie in Ihrem Besuchsanmeldung – wir entscheiden darüber so schnell es geht nach Ihrer Anmeldung), beachten Sie folgendes:

• Das Hotelzimmer muss über das User Office gebucht weden, andernfalls kann keine Erstattung erfolgen. Bitte füllen Sie die nötigen Felder dafür sorgfältig aus.
• Sollten Sie planen, mit dem Auto anzureisen, markieren Sie das entsprechende Feld in der Anmeldung. Die Anreise muss vorab vom User Office genehmigt werden, andernfalls kann keine Erstattung erfolgen.

Bitte beachten Sie generell:

• Wir benötigen mindestens 15 Arbeitstage zur Vorbereitung Ihres Zugangs. Melden Sie sich kurzfristiger an, können wir leider nicht garantieren, dass alles rund läuft!

Hier haben wir alle wichtigen Infos für Sie zusammengestellt.